Prüfungstraining: Kaufmann für Büromanagement & Kauffrau für Büromanagement

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Büroorganisation

Prinzipien Büroorganisation

Arbeitsmittel, Ablage, Terminplanung, Arbeitsabläufe, Dokumentenmanagement strukturieren; steigert Effizienz, spart Zeit, reduziert Stress; klare Strukturen und Prozesse.

Techniken Zeitmanagement

Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip, ABC-Analyse, To-Do-Listen, Zeitpuffer; Prioritäten setzen; wichtig vor dringend; Ablenkungen minimieren.

Aufgaben Terminplanung

Termine erfassen, koordinieren, Teilnehmer informieren, Räume buchen, Unterlagen vorbereiten; Kalender führen; Überschneidungen vermeiden; Puffer einplanen.

Systeme Ablageorganisation

Chronologisch, alphabetisch, thematisch, numerisch; digital oder analog; schneller Zugriff; eindeutige Struktur; regelmäßige Pflege.

Kommunikation

Erfolgreiche Gesprächsführung

Vorbereitung, Struktur (Einleitung, Hauptteil, Schluss), aktives Zuhören, Fragetechniken, Körpersprache beachten; konstruktiv, zielorientiert.

Professionelles Telefonieren

Vorbereitung, freundliche Begrüßung mit Namen, strukturiert, klar sprechen, Notizen, Zusammenfassung, höflicher Abschluss; erster Kundenkontakt.

Grundregeln Geschäftskorrespondenz

DIN 5008, vollständige Absenderangaben, Betreff, Anrede, strukturiert, Grußformel, Unterschrift; sachlich, höflich, klar; fehlerfrei.

Anforderungen E-Mail-Kommunikation

Aussagekräftige Betreffzeile, Anrede, kurz und präzise, Signatur, angemessene Antwortzeit; höflicher, professioneller Ton.

Dokumentenmanagement

Bearbeitung Posteingang

Öffnen, sichten, verteilen, bearbeiten nach Priorität, ablegen oder vernichten; systematisch, zeitnah, nachvollziehbar.

Funktion Protokoll

Dokumentiert Besprechungen; Ergebnisprotokoll (Beschlüsse) oder Verlaufsprotokoll (Diskussion); objektiv, strukturiert, zeitnah erstellen.

Anforderungen Bericht

Sachlich, objektiv, strukturiert, vollständig; Einleitung, Hauptteil, Schluss; Fakten, Analyse, eventuell Empfehlungen; klar formuliert.

Erstellung Präsentation

Struktur (Einleitung, Hauptteil, Schluss), Visualisierung, Schriftgröße mind. 18pt, max. 6 Zeilen pro Folie, einheitliches Design; Medieneinsatz.

Informationsverarbeitung

MS Office Anwendungen

Word (Textverarbeitung), Excel (Tabellen, Berechnungen), PowerPoint (Präsentationen), Outlook (E-Mail, Kalender); Standardwerkzeuge Büroarbeit.

Excel-Funktionen

Formeln (SUMME, WENN, SVERWEIS), Pivot-Tabellen, Diagramme, bedingte Formatierung, Datenvalidierung; Automatisierung von Berechnungen.

Datensicherheit Maßnahmen

Passwortschutz, Verschlüsselung, Backups, Zugriffskontrolle, Virenschutz, Updates; DSGVO beachten; vertrauliche Daten schützen.

Cloud-Dienste

Online-Speicher, Collaboration-Tools, gemeinsame Bearbeitung; OneDrive, SharePoint, Teams; Zugriff von überall; Synchronisation.

Kundenservice

Grundsätze Kundenorientierung

Bedürfnisse erkennen, individuelle Lösungen, Freundlichkeit, Zuverlässigkeit, Erreichbarkeit; Beschwerden ernst nehmen; langfristige Beziehungen.

Umgang Reklamationen

Ernst nehmen, aktiv zuhören, entschuldigen, Lösung anbieten, zeitnah reagieren, Feedback einholen; aus Fehlern lernen; Kunde zufriedenstellen.

Kundenbetreuung Telefon

Freundlich, professionell, aktiv zuhören, Anliegen verstehen, Lösungen anbieten, Rückrufzusagen einhalten; positiv abschließen.

Beschaffung & Materialverwaltung

Schritte Bestellprozess

Bedarf ermitteln, Angebote einholen, vergleichen, Bestellung aufgeben, Wareneingang prüfen, Rechnung kontrollieren, bezahlen; dokumentieren.

Kriterien Lieferantenauswahl

Preis, Qualität, Lieferzeit, Zuverlässigkeit, Service, Standort; Lieferantenbewertung; langfristige Partnerschaften; Risikominimierung.

Bestandsüberwachung

Mindestbestände definieren, Verbrauch überwachen, rechtzeitig nachbestellen; Inventur; Überbestände vermeiden; Kapitalbindung optimieren.

Rechnungswesen Grundlagen

Aufgaben Rechnungswesen

Erfassung, Kontrolle, Auswertung aller Geschäftsvorfälle; extern (Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss) und intern (Kostenrechnung, Controlling); Entscheidungsgrundlage.

Pflichtangaben Rechnung

Fortlaufende Nummer, Steuernummer, Leistungsbeschreibung, Menge, Preis, USt-ID, Datum, Zahlungsbedingungen; nach § 14 UStG.

Ablauf Zahlungsverkehr

Rechnungseingang prüfen, Kontierung, Freigabe, Zahlung veranlassen, Skonto nutzen, buchen; pünktlich zahlen; Liquidität sichern.

Meetings & Veranstaltungen

Vorbereitung Besprechung

Ziele definieren, Agenda erstellen, Teilnehmer einladen, Unterlagen vorbereiten, Raum/Technik reservieren, Zeitrahmen festlegen.

Moderation Meeting

Agenda einhalten, Diskussion leiten, alle einbinden, Entscheidungen herbeiführen, Zeit im Blick, Zusammenfassungen, Protokoll.

Nachbereitung Meeting

Protokoll erstellen und verteilen, Aufgaben zuweisen, Termine vereinbaren, Ergebnisse kommunizieren, Umsetzung überwachen.

Planung Veranstaltungen

Ziel, Zielgruppe, Datum, Location, Budget, Programm, Catering, Technik, Einladungen, Anmeldungen; Checklisten; Notfallpläne.

Arbeitsrecht Grundlagen

Bestandteile Arbeitsvertrag

Vertragsparteien, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaub, Probezeit, Kündigungsfristen; Rechte und Pflichten; schriftlich.

Kündigungsschutz

KSchG ab 6 Monate Betriebszugehörigkeit; soziale Rechtfertigung erforderlich; Betriebsrat anhören; Kündigungsfristen beachten; Sonderkündigungsschutz.

Arten Arbeitszeit

Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit, Homeoffice; Arbeitszeitgesetz: max. 8h/Tag, 48h/Woche; Pausen, Ruhezeiten.

Qualitätsmanagement

Ziele Qualitätsmanagement

Kundenorientierung, Prozessoptimierung, kontinuierliche Verbesserung, Fehlerreduzierung; systematisches Vorgehen; Qualitätsstandards; Zertifizierung (ISO 9001).

PDCA-Zyklus

Plan (Planen), Do (Umsetzen), Check (Prüfen), Act (Verbessern); kontinuierlicher Verbesserungsprozess; Deming-Kreis; iterativ.

Kundenzufriedenheit messen

Kundenbefragungen, Beschwerdeanalyse, Kennzahlen (NPS, CSAT), Mystery Shopping, Feedback; regelmäßig; Maßnahmen ableiten.

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