So erstellen Sie eine professionelle Bewerbungsmappe

Bewerbungsmappe erstellen

Sie kennen das Problem. Es ist mal wieder an der Zeit, sich zu bewerben, aber irgendwie scheint es mit den Bewerbungen nicht richtig zu klappen. Liegt das nun an Ihren Qualifikationen oder an Ihrer Bewerbungsmappe?

Dieser Frage wollen wir auf dieser Seite nachgehen.

Wann haben Sie das letzte Mal eine Bewerbung geschrieben? Vermutlich ist das schon eine Weile her, denn sind wir mal ehrlich – wer schreibt schon dauernd Bewerbungen? Meist schreibt man ja eine Bewerbung erst dann, wenn man sich um einen neuen Job bemüht (oder sich bemühen muss…).  Und damit beginnt dann die Frage nach dem “Wie”. Also wie machen Sie es genau, dass Sie eine Bewerbungsmappe erstellen  und welche Dinge müssen Sie dabei beachten.

Google lässt grüßen

In Zeiten von Google und Co scheint es ja nicht mehr so schwierig zu sein sich eine Bewerbungsvorlage herunterzuladen. Wenn Sie beispielsweise Bewerbungsvorlage oder Bewerbungsmappe in Google eingeben, dann erscheinen Hunderttausende von relevanten Einträgen – zumindest relevante Einträge für Google. Das Problem für sie besteht nun darin, die wirklich inhaltlich guten Beiträge von denen zu unterscheiden, die Sie auf eine falsche Fährte locken, oder Ihnen sogar falsche Informationen geben.Sie werden vermutlich selber gar nicht merken, wenn Vorschläge für eine Bewerbungsmappe schon lange veraltet sind und nicht mehr dem aktuellen Stand entsprechen. Oftmals erlebt man es auch bei Bewerbern, dass sie sich bei Bewerbungsvorlagen für Hochglanz Vorlagen entscheiden, um sich für einen einfachen Hilfsjob zu bewerben. Das alles ist nicht wirklich zielführend. Deshalb möchte ich Ihnen mit diesem Artikel helfen, einen Beitrag dazu zu leisten, dass ihre Bewerbungsmappe wirklich gut wird und welche Hilfen Sie dafür nutzen können.

Der Aufbau Ihrer Bewerbungsmappe

Zunächst einmal sollte man ein Wort darüber verlieren, welche Arten einer Bewerbungsmappe es überhaupt gibt. Im Internet finden Sie entsprechende Anbieter, bei denen Sie verschiedene Bewerbungsmappen kaufen können. Diese unterscheiden sich zum einen in der Bindung der Mappen. In aller Regel werden  Spiral- oder Klebebindungen für die Bewerbungsmappe empfohlen. Wichtig ist dem Personaler aber in aller Regel, dass er beispielsweise Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf relativ einfach aus der Bewerbungsmappe entnehmen kann, um diese ggf. für seine Daten einzuscannen oder zu kopieren. Natürlich könnten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen auch einfach ausdrucken und anschließend in einer Klarsichthülle verschicken. Damit wäre der Punkt des einfachen Herausnehmen einzelner Seiten für einen Personaler relativ leicht zu bewerkstelligen. Allerdings macht das natürlich nicht so einen professionellen Eindruck, wie Sie ihn möglicherweise bei dem Personaler erzeugen wollen. Ähnliches gilt auch für das Versenden von Bewerbungsunterlagen in sogenannten Schnellheftern. Ich selber habe es oft erlebt, dass Bewerber aus Mangel an Alternativen sich für einen Schnellhefter für Ihre Bewerbung entschieden haben. Natürlich lässt sich auch hier eine einzelne Seite zum kopieren oder scannen sehr einfach herausnehmen und wieder zurück legen. Auf der anderen Seite ist auch der Schnellhefter alles andere als eine professionelle Bewerbungsunterlage, die dazu auch noch gut aussieht.  Da wirken professionelle Bewerbungsmappen, die meistens dreiteilig gestaltet sind, wesentlich professioneller. Besonders dann, wenn sie sich nicht für einen Hilfsjob sondern für einen richtigen Job interessieren, lohnt sich diese Investition auf jeden Fall. Diese Mappen sind natürlich in aller Regel teurer als die Alternativen, bieten aber gleichzeitig einen wesentlich besseren optischen Eindruck. Und Sie wissen ja, der erste Eindruck zählt.

Aufbau Ihres Bewerbungsschreibens

Normalerweise weiß man von vielen Personalabteilungen, dass der erste Blick immer dem Lebenslauf gilt. Denn sie müssen sich vor Augen halten, dass eine Personalabteilung am Tag manchmal 100 Bewerbungen für eine ausgeschriebene Stelle bekommt. Also gilt für diese Abteilungen ganz besonders, sehr effektiv zu sein in ihrer Arbeit. Und das bedeutet natürlich für Bewerbungen, dass man möglichst schnell die Bewerbungen aussortieren will, die nicht in Frage kommen. Erst dann kann man sich den Bewerbungen widmen, die möglicherweise den richtigen Bewerber für das Unternehmen darstellen. Wenn aber der erste Schritt getan ist und die Personalabteilung Ihre Bewerbung nicht gleich im ersten Schritt aussortiert hat, ist das Bewerbungsschreiben vielleicht eine der wichtigsten Unterlagen in ihrer Bewerbungsmappe.

Das erste, dass sie auf jeden Fall beim Erstellen eines Bewerbungsschreibens zu beachten müssen, sind die Formalien. Dazu gehört zumindest in Deutschland immer die DIN-Norm 5008. Diese DIN Norm legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest  und gehört damit zu den grundlegenden Normen, wenn Sie einen Brief erstellen wollen. In der Kopfzeile ihres Anschreibens sollten also auf jeden Fall Ihr Name, Ihre Anschrift und Ihre Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail Adresse enthalten sein. Wenn Sie die Kopfzeile bearbeitet haben, sollten Sie sich im nächsten Schritt Um das Anrede fällt im Bewerbungsschreiben kümmern. Dabei ist es üblich, dass in dem Fenster-Ausschnitt des Briefkuverts, mit dem Sie Ihre Bewerbungen verschicken, auch Ihre eigenen Kontaktdaten hinterlegt sind, bevor Sie die Kontaktdaten der Firma eintragen, an die Sie Ihre Bewerbung verschicken möchten.

So könnte der Kopf Ihres Schreibens aussehen

Wenn Sie diese Informationen bis hierher berücksichtigen, dann könnte das Ergebnis etwa so aussehen wie hier rechts dargestellt. Dabei haben wir in diesem Musterschreiben den Namen, sowie die Daten für die Anschrift und die Kontaktdaten in der Kopfzeile platziert. Danach folgten die entsprechenden Leerzeilen bis zum Beginn des Anschriftsfeldes. Die eigenen Daten im Anschriftsfeld können Sie ganz einfach eingeben, und danach die Schriftgröße auf etwa 7 oder 8 Punkt reduzieren, damit Sie zu diesem Ergebnis kommen. Wenn sie dann ihre eigenen Daten im Anschriftsfeld noch unterstreichen, ergibt sich dieses professionelle Layout.

Beachten Sie dabei auch unbedingt die Reihenfolge der Daten für den Empfänger. Grundsätzlich gelten auch hier die Normen der DIN 5008. Danach müssen Sie zunächst die Firma nennen, dann den Ansprechpartner, danach die Straße und zum Schluss die Straße mit der Hausnummer. Sollten Sie Ihren Ansprechpartner nicht kennen, weil dieser nicht aus der Job-anzeige hervorgeht, können Sie stattdessen Personalabteilung schreiben. Beachten Sie, dass Menschen am liebsten Ihren eigenen Namen hören bzw. lesen. Das gilt ganz genauso bei Ihrem  Bewerbungsschreiben. Auch hier punkten Sie, wenn Sie den Namen Ihres Ansprechpartners bereits im Anschriftsfeld berücksichtigen.

Das Datumsfeld

Das Datumsfeld, dass immer mit einem Ort beginnt, ist das einzige Feld in Ihrem Anschreiben, dass zwingend rechtsbündig formatiert sein soll. Der richtige Platz für das Datumsfeld befindet sich unter dem Adressfeld, dass wir eben besprochen haben.

Erst nachdem Sie das Datumsfeld gesetzt haben, folgt nach einem Absatz die Betreff-Zeile gefolgt vom eigentlichen  Schreiben, dass üblicherweise mit der Begrüßungsformel für Ihren Ansprechpartner beginnt. Nur für den Fall, dass Sie Ihren Ansprechpartner nicht persönlich ansprechen können, sollten Sie Ihr Schreiben mit einem “Sehr geehrte Damen und Herren” beginnen.

Inhaltliche Struktur Ihres Anschreibens in der Bewerbungsmappe

Ihre Bewerbung gliedert sich in jedem Fall in mehrere Bereiche. Nachdem wir im oberen Teil bereits über die Kopfzeile, das Adressfeld und das Datumsfeld gesprochen haben, geht es in diesem Absatz nun um den inhaltlichen Aufbau Ihres Bewerbungsschreibens innerhalb ihrer Bewerbungsmappe.

Beginnen Sie mit dem Betreff

Dabei war es früher üblich, die Betreffzeile auch mit einem “Betreff:” zu beginnen. Diese Schreibweise ist heute völlig überholt. Schreiben Sie stattdessen einfach eine Zeile, die erklärt worum es geht. Inhaltlich könnte dort so etwas stehen wie: “Ihr Stellenangebot vom 22.12 2017 als Vertriebsmitarbeiter”

Die Betreffzeile ist der einzige Teil in Ihrem Schreiben, der FETT formatiert wird.

Beenden Sie den “Betreff” Absatz, indem Sie tatsächlich einen Absatz setzen. In der nächsten Zeile befinden Sie sich nun in der Anrede-Zeile. Wie bereits weiter oben erklärt, sollten Sie hier den Namen ihres Ansprechpartners verwenden. Üblicherweise beenden Sie diese Zeile mit einem Komma. Das bedeutet natürlich auch, dass sie im ersten Absatz nicht wieder mit einer Großschreibung weitermachen können. Vielmehr müssen Sie den ersten Absatz dementsprechend logischerweise kleingeschrieben beginnen.

Der erste Absatz in der Bewerbung

Im ersten Absatz sollten Sie auf jeden Fall beschreiben, woher sie von dem vakanten Jobangebot wissen. Sollten Sie das Jobangebot auf einer Plattform Online entdeckt haben, dann weisen Sie auf die Quelle hin. Sollten Sie das Jobangebot in einer Zeitung gesehen haben, dann schreiben Sie, in welcher Zeitung Sie das Jobangebot gelesen haben. Außerdem können Sie im ersten Absatz kurz auf die Motivation eingehen, warum sie sich auf diese Stelle bewerben. Insgesamt sollte dieser erste Absatz allerdings nicht größer sein als drei bis vier Zeilen.

Der zweite Absatz

Im zweiten Absatz, der den Hauptteil ihrer Bewerbung darstellt, gehen Sie nun gezielt auf ihre sogenannten “Hard Skills” ein. Das sind die Fähigkeiten, die Sie mitbringen und die genau zu dem angebotenen Job passen. Optimalerweise wären Sie also in unserem Beispiel ein Vertriebsprofi, der bereits viele Jahre im Vertrieb gearbeitet hat und weiß, wo “der Hammer hängt”. Sie könnten in diesem zweiten Absatz also ein paar Facts zu ihren bisherigen beruflichen Stationen präsentieren, um dem Leser zu zeigen, dass sie sehr genau wissen was dieser Job mit sich bringen würde und wie Sie diese Aufgabe in der Vergangenheit gemeistert haben.Der zweite Absatz stellt den wichtigsten Bereich Ihrer Bewerbung dar. Denn er vermittelt dem Leser, ob Sie bereits Erfahrungen in dem Beruf gesammelt haben und welche Fähigkeiten und Erfahrungen Sie mitbringen.Vermeiden Sie es auf jeden Fall, in diesem Absatz schlecht über ihren alten Arbeitgeber zu sprechen, oder über die Gründe warum sie vielleicht im Moment arbeitslos sind. Es ist zwar immer wieder ergreifend und manchmal auch traurig Lebensgeschichten zu hören – diese Geschichten interessieren aber in einem Bewerbungsschreiben ein Unternehmen wenig. Das Unternehmen ist vielmehr daran interessiert den geeigneten Mitarbeiter für eine Position zu finden und es zählen für das Unternehmen letztlich nur Ihre Fähigkeiten.

Der dritte Absatz

Im dritten Absatz sollten Sie nur noch ein paar Worte über ihre Soft Skills verlieren. Wie sind sie? Was sind sie für ein Mensch und was zeichnet sie aus? Das sind die Fragen die sie im dritten Absatz beantworten sollten. Üblicherweise könnten hier Sätze stehen wie:

“Sie können von mir erwarten, dass ich meine Aufgabe pflichtbewusst und zielstrebig erfülle. Dabei arbeite ich gerne im Team, kann aber auch Verantwortung für ein Projekt allein übernehmen und diese Arbeiten auch selbstständig durchführen.”

Daneben sollten Sie auch nicht vergessen im dritten Absatz darauf hinzuweisen, ab wann Sie eine neue Aufgabe übernehmen können. Nicht immer ist es für einen Arbeitgeber selbstverständlich, dass man für eine neue Aufgabe sofort zur Verfügung steht. Möglicherweise sind Sie zur Zeit noch bei einer Firma beschäftigt und müssen dort die Kündigung Zeiträume beachten. Sollte in dem Stellenangebot nach einer Gehaltsvorstellung gefragt sein, dann wäre hier ebenfalls der richtige Moment, dieses Thema anzuschneiden. Es hilft Ihnen dabei wenig, wenn Sie sich um eine Antwort drücken. Es ist zwar taktisch immer klug, zunächst abzuwarten, inwieweit ein potenzieller Arbeitgeber sie wirklich als Kandidaten in die engere Wahl gezogen hat. Grade Personaler schauen aber bei Ihrer Bewerbung nach Kriterien wie z.B. den Gehaltsvorstellungen. Sind diese zu überzogen oder zu niedrig, landet Ihre Bewerbung vermutlich auch in der großen Mülltonne.

Versäumen Sie nicht in diesem Absatz noch darauf hinzuweisen, dass Sie sich auf die Einladung zu einem persönlichen Vorstellungstermin freuen und vermeiden Sie Konjunktive an dieser Stelle. Schreiben Sie ruhig selbstbewusst, dass Sie sich jetzt schon auf ein Kennenlernen freuen, denn das zeugt von einem gesunden Selbstbewusstsein. Sie sind schließlich für das Unternehmen ein wertvoller Mitarbeiter, wenn es erst zu einer Anstellung gekommen ist. Es gibt also keinen Grund, dass Sie Ihr Licht unter den Scheffel stellen.

Nach diesem dritten Absatz folgt nun nur noch die sogenannte Abschluß- oder Grußformel. Mit einem “mit freundlichen Grüßen” machen Sie wenig falsch. Es gibt natürlich noch weitere Abschlussformeln, die Sie verwenden können.

Mehr Informationen dazu, wie Sie Ihre Bewerbungsmappe professionell gestalten und bei den Personalabteilungen Eindruck machen, finden Sie in unserem Online Video Kurs “Bewerbungstraining”  – Professionell und erfolgreich bewerben!